Una visita preventiva eficaz comienza antes del desplazamiento al órgano jurisdiccional. La planificación anual debe integrarse al Plan Operativo de la SGT con criterios objetivos de priorización por riesgo, equilibrio territorial y economía de recursos. Este planeamiento debe sustentarse en información previamente disponible: niveles de morosidad y cargas de trabajo, patrones de rotación de personal, quejas previas con cierre preventivo, resultados de evaluaciones de desempeño y hallazgos reiterados en visitas anteriores. La normativa de carrera judicial y su reglamento avalan que la SGT organice su función con arreglo a procedimientos estandarizados y a una distribución funcional que incluya delegaciones, lo que facilita una cobertura progresiva por departamentos y la asignación de equipos con perfiles técnicos diferenciados (revisión documental, entrevistas, verificación de libros, gestión de evidencias y cadena de custodia administrativa).

Las herramientas de diagnóstico deben traducir esas prioridades en instrumentos operativos homogéneos. Conviene trabajar con matrices de verificación por procesos (radicación, registro, agenda, atención al usuario, despacho de resoluciones, uso de sistemas, archivo y custodia), con listas de cotejo que midan la conformidad normativa y con guías de entrevista. Estas piezas deben articularse con una “teoría del caso preventivo” mínima: supuestos de funcionamiento que la visita pretende confirmar o refutar, datos a recolectar y criterios para generar una alerta temprana.

El pilar técnico de la prevención es un conjunto acotado de indicadores de riesgo que, con datos y alta fiabilidad, permitan semaforizar órganos jurisdiccionales y orientar visitas. La morosidad debe medirse con indicadores de flujo. El índice de expedientes en trámite por servidor y el tiempo promedio de resolución por materia permiten distinguir congestión estructural de cuellos de botella coyunturales; se sugiere ajustar por composición de cartera y por ramas con cargas intrínsecamente distintas, alineando esta lectura con los criterios de gestión del despacho previstos para la evaluación del desempeño. Ello evita penalizar oficinas con materias complejas y promueve el análisis cualitativo de productividad y de tiempos de ciclo más allá de los simples conteos.

La gestión documental se evalúa mediante tres vectores: integridad de registros (libros, sistemas y expedientes físico digitales consistentes entre sí), oportunidad de asientos (sin rezagos injustificados en radicación o en registro de actuaciones) y seguridad archivística (cadena de custodia administrativa del expediente, control de préstamos, foliación y resguardo). La atención al usuario se aprecia con indicadores de accesibilidad (señalética, horarios, mecanismos de priorización de grupos vulnerables), de oportunidad (tiempos de respuesta y de entrega de copias certificadas cuando corresponda) y de calidad comunicativa (uso de lenguaje claro en avisos y ventanillas, canales para reclamos y su trazabilidad). La Ley de Acceso a la Información Pública exige además capacidades institucionales de respuesta a solicitudes, sistemas de archivo y obligaciones de publicidad de oficio, lo que vuelve auditable la “cara externa” del despacho y demanda que la SGT verifique el apego a estos deberes.