Conduzca la entrevista usando el formato A. El entrevistador debe: presentarse y explicar que se trata de una entrevista preliminar de la SGT; asegurar que la información se tratará conforme a la normativa (confidencialidad, protección de datos, debido proceso); formular preguntas abiertas (“¿Qué ocurrió?”, “¿Cuándo?”, “¿Dónde?”, “¿Quién intervino?”); pedir precisión de fechas, horas aproximadas y nombres de funcionarios si se recuerdan; y evitar comentarios, opiniones o promesas personales. Use el formato A (Pág. 46) para guiar la conversación y tomar notas.

Redacte el “resumen objetivo de la entrevista”. Terminada la entrevista, el entrevistador redacta el apartado 4 del formato A: use fórmulas como “la persona entrevistada manifestó que…”; describa hechos, no juicios (“la entrevistada indica que esperó 2 horas sin explicación”, no “la entrevista fue humillada”); y no califique (“grave”, “abusivo”, “escandaloso”, otros). Revise que el texto pueda leerse sin saber nada del caso y que, aun así, se entienda qué pasó, cuándo, dónde y quiénes estuvieron involucrados.

Complete la lista de chequeo (formato B). Imagine que usted realiza una visita preventiva al juzgado de paz donde ocurrió el hecho. Use el formato B para revisar dos áreas: archivo y atención al usuario. Marque “Sí/No/No aplica” y haga anotaciones breves en la columna de “Observaciones”. Ejemplo: “No hay cartelera visible que informe tiempos y requisitos para copias certificadas”; “en el libro de solicitudes, varias peticiones aparecen sin fecha de entrega”.

Decida la respuesta: corrección, alerta o remisión. Con base en la entrevista (formato A) y la lista de chequeo (formato B), responda: ¿hay fallas que se corrigen de inmediato con una recomendación simple (por ejemplo, colocar cartelera, ordenar filas, clarificar procedimiento)?; ¿existen riesgos que justifican una alerta temprana formal con plazo?; ¿observa indicios de conducta disciplinariamente relevante de auxiliares (trato desigual, alteración de trámite, retardo injustificado) que deban remitirse a la URD? Si concluye que hay un posible ilícito disciplinario de auxiliares, use el formato C para redactar un párrafo técnico de remisión breve, con: hechos relevantes, posible infracción y referencia a los documentos que respaldan la remisión (acta, entrevista, lista de chequeo, otros).